Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Aittakumpu Design Studio Oy (Y-tunnus 3587742-7)
Ruskareitti 2, 93600 Kuusamo
Sähköposti: suunnittelu@studioaittakumpu.fi
Verkkosivusto: https://www.studioaittakumpu.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Heikki Aittakumpu
Sähköposti: heikki.aittakumpu@studioaittakumpu.fi

3. Rekisterin nimi

Aittakumpu Design Studio Oy:n asiakas- ja yhteydenottorekisteri.

4. Oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Oikeusperusteet (GDPR, artikla 6):

• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhteen hoitaminen, yhteydenottoihin vastaaminen)
• Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet (tarjoukset, suunnittelutyö)
• Rekisteröidyn suostumus (erikseen pyydetty)

Käsittelyn tarkoitus:

• Yhteydenpito asiakkaisiin ja yhteydenottajiin
• Suunnittelu-, tarjous- ja asiakastyön toteuttaminen
• Asiakasviestintä
• Palautteiden ja reklamaatioiden käsittely sekä palveluiden kehittäminen kehitysideoiden perusteella
• Verkkosivuston toiminnan ja kävijämäärien seuranta (anonymisoitu)

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Kerättävät henkilötiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
• Viestin sisältö ja mahdolliset liitetiedostot
• Vapaaehtoinen palveluarvio sekä palautteessa, reklamaatiossa tai kehitysideassa annetut tiedot
• Asiakasprojektiin liittyvät yhteystiedot ja sopimustiedot

Yleisen palautteen ja kehitysidean voi lähettää ilman nimeä ja yhteystietoja. Yhteystiedot pyydetään, jos lähettäjä haluaa vastauksen. Reklamaatiossa pyydetään hankkeen tiedot, kuvaus, nimi ja yhteystieto asian selvittämistä varten. Nimettömyys tarkoittaa tässä vastaamista ilman nimeä ja yhteystietoja; viestin sisältö voi silti sisältää tunnistetietoja. Lomakesivut eivät käytä kävijäanalytiikkaa. Palveluntarjoajat voivat käsitellä teknisiä tietoja tietoturvaa ja roskapostin torjuntaa varten.

Verkkosivuston vierailija-analytiikka:

• IP-osoite (anonymisoidaan jos kerätään)
• Selaintyyppi ja laite
• Sivuston käyttöä koskevat tekniset tiedot

Näitä käsitellään sivuston tietoturvan ja toimivuuden varmistamiseksi.

6. Tietojen säilytysaika

• Asiakas- ja projektitiedot säilytetään kirjanpito- ja sopimusvelvoitteiden edellyttämän ajan
• Yhteydenottotiedot poistetaan, kun säilyttämiselle ei ole enää perustetta
• Palautteiden, reklamaatioiden ja kehitysideoiden henkilötietoja säilytetään asian käsittelyn ja siihen liittyvien sopimusvelvoitteiden edellyttämän ajan
• Web3Forms-palveluun tallentuvat lomakevastaukset säilyvät palvelun säilytyskäytännön ja käytössä olevan tilauksen mukaisesti. Palvelun tietosuojaselosteen mukaan enimmäisaika on kolme vuotta, ellei lyhyempi aika tai aiempi poistaminen sovellu.
• Analytiikka- ja tekniset tiedot säilyvät työkalujen asetusten mukaisesti

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan:

• Verkkosivuston yhteydenotto-, palaute-, reklamaatio- ja kehitysidealomakkeista
• Sähköpostitse
• Puhelimitse
• Asiakastapaamisista ja sopimuksista

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei myydä. Teknisten palveluntarjoajien käyttö edellyttää tietojen käsittelyä jäljempänä kuvatulla tavalla.

Tekniset palveluntarjoajat:

• Webhotelli / palvelin
• Sähköpostipalvelu ja pilvipalvelut (esim. Microsoft 365)
• Verkkosivuston lomakkeiden välitys- ja tallennuspalvelu: Web3Forms

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja palvelun toteuttamiseksi. Web3Forms ilmoittaa toimivansa Intiasta ja käyttävänsä eri alueilla toimivia alihankkijoita. Sen mukaan ETA-alueelta tehtävissä siirroissa käytetään asianmukaisia suojatoimia, mukaan lukien vakiosopimuslausekkeet, palvelun henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.

Lomakkeiden välitys ja tallennus — Web3Forms:

Lomakkeiden tiedot välitetään Web3Forms-palvelun kautta Aittakumpu Design Studio Oy:n sähköpostiin ja tallennetaan palveluun sen säilytyskäytännön mukaisesti. Tietoja käsitellään yhteydenottoon vastaamiseksi, palautteen arvioimiseksi, reklamaation selvittämiseksi tai toiminnan kehittämiseksi. Web3Forms käsittelee tietoja yrityksen puolesta. Roskapostin torjunnassa lähettäjän IP-osoite ja annettu sähköpostiosoite voidaan välittää palvelun käyttämille torjuntapalveluille. Älä lähetä lomakkeella arkaluonteisia henkilötietoja. Lisätietoja Web3Formsin tietosuojasta: web3forms.com/privacy.

9. Rekisterin suojaus

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan huolellisuutta ja hyviä tietoturvakäytäntöjä. Tiedot suojataan teknisin ja organisatorisin toimenpitein; niihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Tarkistaa itseään koskevat tiedot
• Pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua
• Pyytää tietojensa poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
• Vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa

Pyynnöt käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisessa määräajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Pyynnöt lähetetään kirjallisesti sähköpostitse; rekisterinpitäjä voi pyytää henkilöllisyyden varmistamista.

11. Evästeet

• Sivusto ei käytä markkinointi- tai seurantaevästeitä
• Sivustolla ei ole kolmannen osapuolen analytiikkaa, joka tallentaisi henkilökohtaisia tietoja
• Tekniset selainominaisuudet voivat olla välttämättömiä sivuston toiminnalle

Yhteydenotot tietosuojaa koskevissa asioissa

Kysymyksiä henkilötietojen käsittelystä voi lähettää osoitteeseen suunnittelu@studioaittakumpu.fi.